ビジネス英語・メール実践対応ー⓿ー英文メールの書き方ガイド

外国人のカルちゃんは日本に来てビックリしたことがあります。それは、日本人の方のメールの長さです!受け取ったとき超ビックリしました。

外国人のカルちゃん
ナニコレ・・・論文みたいな長さは一体。。。
丁寧なのですが、外国人にとって日本人のビジネスメールは長過ぎと感じる事も多いです。

もちろんビジネス英語でも、丁寧さを強調するための言葉遣いは存在しますが、「いつもお世話になっております。」とか「平素より格別のお引き立てを、ありがとうございます。」みたいな挨拶フレーズを入れるのは稀です。

むしろ、ある程度固定されたメールフォーマットを覚えて、短く簡潔で自分の意味を伝える事が重要です。

英文メールを読んでもらうには、スクロールすることなく、1つの画面にメッセージが収まることが重要です。

①件名(subject)

英文メールの件名はとても重要です。メッセージを作成する際に、1メールに1用件を守りましょう。また、メールの件名はメールを開く前に内容が予想できるように、「具体的」かつ「簡潔」な件名にしてください。

【例】

  • Welcome to Gloture!
    グローチャーにようこそ!
  • Reminder on Invoice No.X-007
    督促状(請求書番号X-007)
  • Request for estimate
    見積り依頼について

 

②敬辞(salutation)

「Dear ファーストネーム」というフォマットは一番使われています。

【例】Dear Mrs. Culture
*誰まがメールを受け取るかわからない場合:「Dear Sir or Madam」or「To whom this may concern」

 

③挨拶(greeting)

初めての人にメールを書く場合は簡単な自己紹介から始めるほうが良いです。

【例】This is my first time to send e-mail to you.
初めてメールいたします。

My name is Culture and I am in charge of marketing at Gloure.
私の名前はカルちゃんです。私はGlotureでマーキティングの担当をしています。

知っている人にメールをする際は、簡単な挨拶だけをします。

【例】

  • Thank you for your continuous support.
    いつもお世話になっております。
  • Thank you for sending me the resume.
    履歴書を送っていただきありがとうございます。
  • Thank you very much for your inquiry.
    お問い合わせ頂きありがとうございます。
  • Thank you very much for your interest in our product.
    弊社の商品にご興味をお持ちいただきありがとうございます。
  • I am sorry for my delayed reply.
    お返事が遅くなって申し訳ございません。
  • I haven’t seen you for a long time.
    お久しぶりです。

 

④本文(main)

メールの本文は、通常3段落、短いメッセージでも2段落で構成するのが基本です。相手がスクロールしないでも読める分量が喜ばれます。

メールでは、ビジネスレターの場合より直接に用件に入ることが期待されます。インターネット時代はスピードの時代、最後まで読まないと発信者の意図がわからないメッセージは、相手に負担をかけていまいます。これまでの経緯や理由説明など相手に伝えたい内容より、相手がまず読みたい内容を優先しましょう。

目的を説明する

英文のビジネスメールでは主題や経緯、前提などを最初に述べることが多いということです。

英語のビジネスメールは主に次の3つの基本パターンに分類されます。

⭕️ 情報を提供する
⭕️ 情報提供を要求する
⭕️ 相手のアクションを要求する

あなたが上記のどのパターンの英文メールを送っているか、受信者に明確に伝える必要があります。

【例】

  • The reason why I am writing this email to you is I’d like to ask some questions about ~.
    私がこのEメールを書いた理由は~についていくつか質問をしたいからです。
  • I am writing to inform you about the next event.
    次回のイベントについてのご連絡いたします。

 

送ったメールを確認する

【例】Have you received my email about our new product?
弊社の最新製品についての私のEメールを受け取りましたか?

Have you received my report about ~?
~についての私のレポートを受け取りましたか?

 

ファイルを添付する

【例】

  • I have attached a new catalog of our new products.
    弊社の新製品のカタログを添付しました。
  • Attached to this email, please find the report on the new product.
    新商品のレポートを添付いたしましたので、ご覧ください。

 

要求する

【例】

  • Could you please send me information on the product.
    例の商品についての情報を送って頂けますか。

 

質問する

【例】

  • I have questions about 〜.
    私はその〜について質問があります。
  • Please let me ask some questions about 〜.
    〜についていくつか質問させてください。
  • I’d appreciate it if you could answer the following questions.
    以下の質問にお答えいただけるとありがたいです。

 

返事を待つ

【例】

  • We are looking forward to hearing from you soon.
    お返事お待ちしております。
  • I will be contacting you shortly to set up such a meeting. 近々ご連絡申し上げるつもりです。

 

⑤結辞(closing)

相手の親密度によってフォーマルなものからカジュアルなものまであり、最もカジュアルな場合は省略されます。

知っている人によく使う一般的な結辞

→ Regards, / Best regards,

 

知らない人にも使うフォーマルな結辞

→ Sincerely, / Yours sincerely, / Sincerely yours,

 

とってもフォーマルな結辞

→ Truly yours, / Yours truly, / Very truly yours,

 

相手の名前がわからない場合によく使うとってもフォーマルな結辞

→ Faithfully yours, / Yours faithfully,

 

非常にフォーマルな結辞

→ Respectfully, /Respectfully yours, / Yours respectfully, / Very respectfully yours,

 

⑥署名(main)

差出人の名前や社名、住所、電話番号などの基本的な情報を含めたメールの署名欄を作り、メッセージとともに送信しましょう!

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例文

最後に、以上のフォーマットを使って、カルちゃんが5分で書いた「英語メール」をご覧下さい!

Dear All,

Thank you so much for your interest in my blog.

This is my first time to send my e-mail to you.
My name is Culture and I am in charge of marketing at Gloure Co.,Ltd.

I am writing this email because I’d like to show you how to use the format I mentioned above. And also, I’d like to introduce our company–Gloture. Your current English level doesn’t matter. We promise you to make you speak business English fluently in two months. It would be nice if you could check our homepage. Should you have any questions, don’t hesitate to contact us.

I am looking forward to hearing from you soon.

Sincerely,
Culture

いかがでしたか? 仕事ではスピードが求められますから、パパっと対応できるメールは定型フォーマットを使って片付けていきましょう。カルちゃんでした!
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ABOUTこの記事をかいた人

EIGOHERO

英語で誰もが”HERO”に。 EIGOHEROは、「英語を活かしてグローバルの舞台で活躍したい人」や「ビジネスレベルの英語力を活かした転職を希望している人」を応援する語学学習メディアです。 TOEICにTOFEL、日常会話からビジネス英語まで様々な英語学習のお役立ち記事を提供します。 また、語学だけでなく転職・キャリア関連の記事も数多く掲載。 英語力を身につけ、キャリアを切り開き、世界のどこででも働ける人を1人でも増やせるように日々記事を更新していきます!