契約の合意・変更・解除を表現する英文メールの書き方

交渉においては、相手からの提案に対して諸手を挙げて賛成する、という場合は少ないものです。部分的には賛成してもある部分は相容れない、という場合がほとんどです。

①契約の内容を確認する

契約締結の前に、その内容をお互いに確認することはとっても重要です。契約に合意する場合に使える英語表現をご紹介します。

・If you agree with these conditions, we will sign the contract below…

この条件に賛成いただけるのでしたら、以下の契約書にサインします。

・If you have any questions to ask about this contract, please let us know.

もし、当契約にご質問がありましたら、お知らせてください。

・Please send us your confirmation note by return mail.

折り返し、貴社の注文確認書を郵便でお送りください。

②契約内容のご変更

契約条件の変更を依頼する場合、その依頼内容を確実に伝えることが大切です。変更の理由も丁寧に述べましょう!

・We would like to make a few changes to our current contracts.

現在の契約内容を多少変更したいと存じます。

・We think these parts of our contract need to be fixed.

契約書のこれらの箇所を修正する必要があると思っています。

・We would like to revise the previous prices because of a recent rise in the material cost.

最近の原材料高騰により、旧価格を改定したいですが。

③契約に合意する

最終合意に対する意欲をみせ、喜びをもって伝えています。

・Everything appears to be correct.

何も問題はないようです。

・We are pleased to announce that everything is in order.

問題がなっかたことを喜んでお伝えいたします。

・Thank you very much for your cooperation and understanding.

貴社のご協力とご理解に感謝申し上げます。

・We believe this contract will benefit us mutually.

この契約が双方の利益になるものと信じています。

④契約書を送付する

双方が草案に合意した上で作成した契約書を送る場合に使える英語表現をご紹介します。

・I just sent over the contract sample you requested.

ご依頼のあった契約書の見本を送りしました。

・The contracts should reach you shortly.

契約書はまもなく届くはずです。

・Please sign the duplicate and send it by return mail.

副本にサインをしていただき、折り返し郵送お願いします。

・Unless otherwise specified, this contrast is subject to the conditions below:…

別段の定めがない限り、本契約は以下の条件に従うものとします。

⑤契約条件に同意できない場合

特に、日本人はものごとを相手に伝える際、相手のことを慮って遠回しな言い方になり、伝えたい内容の核心がぼやけて分かりづらくなってしまう傾向があります。英文メールの丁寧さを求めることによって、自分の伝えたいことが曖昧になってしまっては意味がありません。

ただ「同意できない」というだけでは不十分です。
なぜその契約条件が受け入れられないのかという理由を述べるべきです。

・We can not agree to the proposal that you are offering.

提示していただいたご提案を承諾することはできません。

・Let’s try to look in a different direction.

別の方向を見てみましょう。

・We need to make significant cuts to our budget.

予算を大幅に削減しなければなりません。

いかがでしたしょうか? 相手になるべく良い印象を与えて、スピーディーに対応できるメールは、このような定型表現をあらかじめ用意しておいて片付けていきましょう。あなたのビジネスライフを応援しています!カルちゃんでした!

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