ビジネス英語・メール実践対応ー❻ー注文・発注英文メールの書き方

ビジネス英語・メール実践対応ー❻ー注文・発注英文メールの書き方

海外とモノやサービスの売買のやり取りをしていると、必ず「英語で注文・発注をする場面」が出てきますよね。

買い手は、条件が合えば、売り手に対して発注することになりますし、売り手はその注文を受けて見積書や請求書を作成して送らなければなりません。

ただ、学校の英語教育ではこのようなビジネス英語やメールでの英語表現を教えてくれないので、きちんとした表現を知らないで「発注する」をうまくメールで書けていないという人も少なくありません。

そこで今回は、場面別に「注文・発注英文メール表現」にフォーカスして英語を学んでいきます。

場面別注文・発注英文メール表現

①発注をする

注文する際には、商品名や数量など注文内容を正確に確実に伝えることが最も重要です。そのため、表現の中でも必ずミスの無いように注文内容の確認をする表現が多くメールの中で登場してきます。

まずは、基本となる「商品を注文する場合に使える英語表現」をご紹介します。

・We are pleased to place a trial order with you on the basis of your estimate by your e-mail.

メールでのお見積もりに基づき、貴社からお試し注文をしていただくことができます。

・I would like to order the following:〜〜

以下の商品を注文いたします:〜〜

・Could you offer the watchs wholesale?

腕時計を卸売にしてもらえませんか?

・Though this is a trail order, we hope this transaction will lead to regular orders.

今回はお試し注文ですが、今後の定期的な注文へ続いていくことを願っています。

・From what the price may I order?

いくらから注文可能でしょうか?

②注文を変更する

注文を変更する場合に使える英語表現をご紹介します。

「やっぱりさっきの注文、赤色から青色に変更したい!」といった場面もメールだけにかかわらず色々なところで出てきますよね。

後からでも注文内容を変更できるように、しっかりと交渉のための英語表現を覚えていきましょう。

・Is there still time to adjust that order?

注文を調整する時間がまだありますか。

・I would like to add~

〜を追加したいです。

・Sorry, but we are running out of time.

申し訳ございません、時間がなくなってきました。

・We are desperate to get those parts.

どうしてもこれらの部品が必要です。

・Could you confirm that you have enough in stock?

在庫があるか確認していただけますか?

・Your prompt response would be greatly appreciated.

至急お返事いただければ大変助かります。

③受注の確認

注文を受けた場合、売り手に対して受注の確認を連絡し、相手に対して安心感を与えなければいけません

注文しても何もレスポンスがなければ、買い手側はかなり不安になってしまいますからね。

そんな「受注を受けた時の返信に関する英語表現」をまとめてみました。

・We are grateful to have received your first order.

初めてのご注文をいただきありがとうございました。

・Your order will receive our prompt and careful treatment.

貴社からのご注文は、真っ先に処理するようにしております。

・Your order is now being processed.

ご注文は、現在手配されています。

・If we can be of further help, please feel free to let us know.

さらにお役に立てることがございましたら、ご遠慮なくおっしゃってください。

④受注を辞退する

「せっかく受け取った注文ですが、注文した内容はうちの会社では扱っていないなぁ…」

このような時には、心苦しいですがお客様へ断りの連絡をしなければならない場合もあります。その際、相手の感情を害さないようにその理由を述べることが大切です。

では、受注を辞退する時の英語表現を見ていきましょう。

・We regret to say that we are unable to fill your order.

残念ながら、貴社のご注文に応じることはできません。

・Your order is not acceptable because the delivery date is too early.

貴社のご注文は納期が早すぎるため、応じることはできません。

・We regret to say that we do not handle the item you ordered from us.

残念ながら、貴社がご注文した商品は当社では扱っておりません。

・The product you ordered from us is temporarily out of stock.

貴社がご注文した製品は、一時的に在庫切れとなっています。

⑤実際の発注英文メール

最後に、これらの発注の英語表現が実際のメールで使われるとしたらどのような形になるのかを下にメールを実際に書いてみて確認できるようにしました。

表現を知っているだけでは意味がないので、自分で英語で注文メールをきちんと書けるように訓練していきましょう。

英文メールの書き方の基礎がそもそもあまり分からないという方は、こちらの記事をまず参照にしてみてください。

【知らなきゃ損!?】初心者が知っておくべき英文ビジネスメールテクニック5選

2017.07.19

Dear Sir/Madam,

We would like to order your products as follows:

(Item Qty Price per unit Total)

Red T-shirt  20 US $50  US$1,000

Blue handkerchief 80 US $20 US $1,600

 

The shipping address is as follows:

XYZ Co,Ltd,

11-11 Otemadhi Ciyoda-ku Tokyo

111-1111 Japan

Shipping method is air freight, and the shipment should be received by 18th April.

Best Regards,

〜〜

 

発注の英文メールはこのような形になります。

これをテンプレートにするも良いのですが、まずは自分の力で一度メールを0から書いていると英文メールの作成能力が上がると思われるので、自力で作ってみることをオススメします。

 

まとめ|ビジネス英語・メール実践対応ー❻ー注文・発注英文メールの書き方

注文・発注のビジネス英語メール表現をまとめてみましたが、いかがでしたしょうか?

発注・注文のメール表現はそこまでバリエーションが多いわけではないので、上記のような基本表現をいくつか抑えておけば基本的には問題なく海外の人とやり取りをすることができます

また、注文内容についてお互い齟齬が生じないためにも、メールにはかなり詳細に取引の情報を記載することをオススメします。(後でもめた時に必ず役に立ちます)

相手になるべく良い印象を与えて、スピーディーに対応できるメールは、このような定型表現をあらかじめ用意しておいて片付けていきましょう。

あなたのビジネスライフを応援しています!

 

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