ビジネス英語・メール実践対応ー❾ー通知英文メールの書き方

ビジネス英語・メール実践対応ー❾ー通知英文メールの書き方

退職や異動などの大きなイベントごとの時に社内外の人に連絡をするかと思いますが、英語でそれらのTPOをわきまえた英文メールを送れていますか?

世界を股にかけるビジネスマンだからこそ、この通知に関する英語表現はしっかりとマスターして必要な時に必ず相手に伝わりやすいメールを送るようにしましょう。

例文の解説部分に大手広告代理店で世界7拠点を相手に仕事をしていた筆者からの「デキるビジネスマンになるために必要なヒント」もこっそり書いておいたので、こっそり参考にしてみてください。

では、様々な場面での「通知に関する英文表現」を見ていきましょう。

 

①退職を通知する

退職を通知する場合に使える英語表現をご紹介します。

退職の挨拶は簡単そうに見えても意外と英語で書こうとすると書きづらいものです。ただ、以下の例文を参考にしてみるとそこまで難しい英語表現はなく、割と当たり前のようなオーソドックスな表現が多いので、この機会にしっかりとマスターしてみてください。

・After a long career, Abe is leaving the company to enjoy retirement.

阿部さんは長年勤務しまいたが、退職して引退生活を楽しむことになりました。

・Abe joined our company in 2006 as a cashier.

阿部さんは当社に2006年に出納係として入社しました。

→「join」は「加わる」という意味の英語で、転じて「入社」するという意味になります。そして「as」という英語は「〜として」というasの基本的文法用法である「同時・同様・理由」の「同様」に当たります。

そのため、asの後に役職を入れることがほとんどなので、自分の役職を英語でasの後ろに入れればこの英文をコピペですぐに実践の場で使うことができますよ。

・He was one of the best colleagues I ever worked with.

彼は私が一緒に仕事をした中で最高の同僚でした。

→「colleague」は「同僚」、「ever」は「今まで」という意味の英単語です。どちらも日本人の口をすぐにつくような英単語ではないので、何度も書いたり口ずさんで自然と使えるようにトレーニングしておきましょう。

・We deeply appreciate Abe’s service to the company.

当社は阿部さんの働きに深く感謝しております。

→こちらは退職の挨拶を受けて返事をする際に使える英語表現です。deeplyという副詞とフォーマルに「ありがとう」を伝えることのできる「appreciate」の表現の2つで深い感謝を表すことができます。

これに付随して、簡単に相手とのビジネス上の思い出を1つでも添えておくとメールを受け取った側も嬉しいと思うので、少しだけこうした工夫をしてみると、ひょんなところでまた繋がった時に仕事につながる種になるかもしれません。

・There will be a farewell party tomorrow night.

明日の夜に送別会があります。

→「farewell」は「さようなら・別れの」という意味の英単語です。どちらかというとこの文章は社内向けの通知メールに使われると思うので、メンバー最後の送別会を企画する際にはぜひこちらの表現を使ってみてください。

 

②異動を通知する

次に、異動を通知する場合に使える英語表現をご紹介します。社内外問わず案件の引き継ぎだったりでこの異動情報はとても重要になってくるので、必ず通知のし忘れのないように気をつけましょう。

 

・Abe will be taking charge of the new director of marketing department from next month.

阿部さんが来月から新しいマーケット部部長に就任します。

「take charge of〜」で「〜を担当する」という意味になります。

異動の際に役職や肩書きなどのポジションを示すのは当たり前ですが、「いつからそのポジションを担当するのか」も合わせて通知するようにしましょう。

案件によっては、誰にどこまで引き継ぐのかなどもしっかりと説明できると良いですね。特に相手が社外の人間の時は、細かい部分が異動に関してあまり良くわからない場合もあるので、なるべく丁寧に通知していくことがデキるビジネスマンへの一歩となります。

以下に主な役職の英語訳を載せておくのでこちらを参考にメールを作成してみてください。

CEO/President・・・社長・代表取締役

Vice President・・・副社長

General Manager/Director・・・部長

Manager・・・課長

 

・Brack Obama was elected the 44th President of the United States.

バラク・オバマ氏はアメリカ合衆国第44代大統領に選ばれました。

→「be elected」で「選ばれる」という意味になります。これはちょっと一般社員の立場では使われにくい表現かもしれませんが、CEOなどの役員クラスになると役員会議などで投票が発生するため、主にはこちらの場面で使われます。

 

③休暇を通知する

夏休みやゴールデンウィークなどで休業をする場合に使える英語表現をご紹介します。

できるビジネスマンほど、お客様のことを考えて先に自分の予定を送っておくものです。ただ通知するだけでなく、「自分が不在時に対応策」などもできるだけ併記して伝えるようにしましょう。

・This is to let you know that our office will close on December 31th for the New year holiday.

新年休暇のため12月31日は当社オフィスを閉じることをお知らせします。

→年末年始、海外ではクリスマス以降オフになる傾向がありますが日本は少し特殊でもう少し長く働く企業が多いと思われます。

そのため、他の国の人たちにしっかり「いつまで働いていつまで休みます」と日本の異文化的な立ち位置なりに伝えることが大切になっていきます。

・I’ll be out off Japan next week.

私は来週は日本を離れます(海外出張をします)。

be out off〜で「〜から離れます」という表現になります。都道府県や国などを離れる際に使うのが一般的ですね。

このように行き先を伝えずとも海外出張をすることを意味するようなフレーズなので、通知する相手に具体的な行き先を伝えたくない場合はこの表現を使ってみると良いでしょう。

・We appreciate your understanding.

ご理解いただきたくお願い申し上げます。

→休業の通知以外でも様々な場面で使えるフレーズですね。

日本語から英語にしようとすると中々この表現は出てこないかもしれませんが、英語から日本語へ訳すのであれば案外すんなり出てくる表現なので、

 

まとめ| 通知英文メールの書き方

通知に関する英文メール表現を多く見ていきましたが、いかがだったでしょうか?

ビジネスマンであれば社内外かかわらず、メールで誰かに何かを伝えるコミュニケーションが必ず生じますので、英語でもしっかりTPOをわきまえた通知表現ができるようにしましょう。

ビジネス英語や英文メールに関わる記事を以下にも載せておきますので、もしタイトルだけ読んで「あ、これ英語で表現できない…」と思う記事があれば目を通しておきましょう。

 

▼「恐れ入ります」のビジネス英語表現はこちら!

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