支払いを請求・確認する英文メールの書き方

海外のサイトで何かを注文したりすると、必ず相手から請求書が送られてきます。

このような時に請求書の内容が英語だから理解できない…となってしまわないように、海外とやり取りをするビジネスマンは必ず支払いや請求書にまつわる英語表現は勉強しておきましょう。

今回はそのような場面別で使える、支払いに関する英語表現フレーズを見ていきます。

 

場面別での「支払いを請求・確認する」英語表現

 

支払いにも「請求・支払い方法の確認…」と支払いの段階別に様々な場面がありますので、その場面別に英語フレーズをカテゴライズしてまとめてみました。

忙しいビジネスマンも多いと思いますので、必要に応じてこちらの記事の必要な部分だけを確認して見てくださいね。

 

①支払いを請求する

まず、請求書を送付したことを相手に知らせます。相手が忙しい人であると、請求書の存在を忘れて未納が続いてしまうなんてこともありますので、自分からそのような損失を減らすためにアクションをしていかないといけません。

その際に必要な「簡単な挨拶」と「支払い請求書添付のお知らせ」を簡潔に書く場合に使える英語表現をご紹介します。

・Attached to this email is an invoice.

請求書をこのメールに添付しました。

・Thank you for your order this time.

この度はご注文いただき、誠にありがとうございます。

→その他の表現として「We appreciate your business with us.」といった表現もあります。appreciateという単語はthank youよりも、よりフォーマルに感謝を伝える単語なので、相手に合わせて表現を選ぶようにしましょう。

・Here is the payment request for services rendered.

こちらがご利用いただいたサービスの請求書でございます。

→請求書は他に「invoice」という英語でも表現されます。こちらはTOEICにも頻出の単語なので、ビジネス英語を勉強する人はぜひ覚えておきましょう。

・Your bill totals $500,000.

ご請求額は50万ドルです。

→「bill」も請求書という意味です。こちらはよりカジュアルで、レストランなどでも「bill pkease」と言えば「お会計お願いします」という意味になりますので、「invoice」と合わせて覚えておきましょう。

・If you could send your payment by this weekend, we would greatly appreciate it.

今週の週末までにお支払いいただければ幸いです。

→by〜で「〜までに」という意味になります。「1週間以内にお願いします」等といったように、「〜以内に」と期限を言いたい場合は「within〜」という単語表現を使うので、こちらも使えるようにしておくとお得です。

 

②支払い方法を確認する

次は、「支払い方法を尋ねる場合に使える英語表現」をご紹介します。

支払い方法を的確に伝えるもしくは確認しないと、きちんと送金できないケースはよくあります。口座番号や銀行名など、多くの要素を抜けなく漏れなく確認できる表現を使えるようになりましょう。

・I would like to check what forms of payment you accept.

支払い可能な方法について確認したいと思います。

→どのような方法で支払いをするのかの確認にはこの表現が鉄板です。

・Do you mind if I pay by credit card?

クレジットカードで支払いは可能でしょうか?

mindは「気にする」という意味の英語。直訳すると「もしクレジットカードで支払いをしても、あなたの気に障りませんか?」となりますので、転じて上記の和訳のようになります。

・I will forward the money to your citobank account 123-4567 tomorrow.

明日御社のcitobankの口座123-4567にお振り込みます。

→このようにメールに細かく「いつどこに」をきちんと明言してあげることで、相手も最後に再確認ができますので、親切な英文メールに仕上げることができます。

 

③請求代金の支払いを催促する

入金が確認できない場合、買い手に対して支払いの催促を行うことになります。

売る側が「英語ができないから買い手に連絡がうまくできない…」なんてなってしまうことのないように、きちんと英文メールを買い手に送れるようにしましょう。

それでは未支払い分を請求する場合に使える「ある程度強い調子の英語表現」をご紹介します。

・This is to notify you that your account is in arrears.

お支払いが滞っていることをお知らせいたします。

→arrearsは「延滞」という意味の単語。TOEICでは中々出てこない表現ですが、実際のビジネスの場面ではよく見かけるので必ず覚えておくようにしましょう。

・Please transfer the money to our account as soon as possible.

できるだけ早く当社の銀行口座へお振込みをお願いします。

→transferで「送金」という意味。as soon as possibleを人によっては「asap」と略して送ってくる人もいるので、短縮系のビジネス英語もいくつか覚えておくといいでしょう。

・Please pay within 7 days in accordance with the bill enclosed.

同封されている請求書に従って、1週間以内にお支払いください。

→in accordance with〜で「〜にしたがって・沿って」という意味です。ビジネス英語だけでなく、学術的な場面でもよく見かける表現となります。

・Please let us know by e-mail if you have already paid the bill.

すでに請求金額をお払込み済みであれば、Eメールでご連絡ください。

・If you do not pay immediately, we will have no choice but to call a collection agency.

お支払いいただけない場合は、未支払い金回収会社に連絡させるを得なくなります。

→immediatlyは「早急に・即座に」という意味の単語、no choice but to〜で「〜をせざるを得ない」というイディオムとなります。意外と知らない人も多い表現なので、これらは必ず使えるようにしておきましょう。

・We would hope that such actions would not be necessary.

そのような措置が必要でないことを願っております。

 

④入金完了を通知する

支払いを終えた買い手は、売り手に対して支払いが完了したことを速やかに連絡します。売り手側はお金が入金されるまで不安に思っているので、その不安を取り除いて気持ちのいい取引をしてあげるようにしましょう。

それで次は「入金完了を通知する場合に使える英語表現」をご紹介します。

・We transferred the sum total to your bank account yesterday.

昨日、全額を銀行振込みでお支払いしました。

・It should already appear in your account.

すでに入金されているはずです。

→appearは「現れる」という意味の英単語。「あなたの口座にすでに現れていますよ(=振り込まれていますよ)」という意味になります。

[aside type=”warning”]※支払いが遅くなった場合は謝罪文を必ず添えましょう。[/aside]

・We are sorry for the inconvenience caused by us.

このたびはご迷惑をおかけしました。もうしわけございません。

・We will be careful not to make such a delay again.

このような遅延は二度と起こさないように注意します。

 

[aside type=”warning”]

謝罪メールのビジネス英語表現集はこちらに詳しく載っているので、参考にしてみてください。

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⑤請求代金を受領したことを伝える

最後は、「請求代金を相手から無事に振り込まれたことを相手に伝える」英文メール表現です。

買い手から代金が支払われたことを確認したら、売り手は代金を受領したことを買い手に伝えるようにしましょう。最後のやり取りなので「またの機会をお待ちしています」などと言った言葉を加えてあげるとより丁寧ですね。

・We are pleased to inform you that we have duly received your payment.

貴社からのお支払い、確かに受領したことをご連絡します。

→dulyは「確かに」という意味の英単語。日本人はsurelyをよく使いますが、こちらのdulyも使えるように覚えておきましょう。

・We are grateful to you for paying us promptly.

早急にお支払いいただき感謝いたします。

→be greatful to〜で「〜していただいて感謝いたします」という表現になります。心の底からの感謝をフォーマルに動かす時は、Thank youよりもこの表現を使うようにしましょう。

・Please let me know if there are any problems.

なにか問題があればお知らせください。

→これは請求にかかわらず、どんなビジネス英語メールの末尾にもつけるようにしましょう。丁寧な人だなという印象を相手につけることができます。

・It would be a pleasure to work together again in the future.

また将来仕事を一緒できることを楽しみにしております。

→日本人も「またのお越しをお待ちしています」と伝えるように、やり取りの最後にこの言葉を入れると相手も気持ちよくやり取りを終えることができます。

 

まとめ|支払いを請求・確認する英文メールの書き方

支払いを請求・確認する英文メールの書き方についてまとめましたが、いかがでしたしょうか?

支払い請求はお金を扱うので、非常に繊細なやり取りをしなけれなりません。必ず買い手も売り手も気持ちよくやり取りを最後まで終わらせられるように、丁寧な英語表現でメールを書くように心がけましょう。

 

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