英語の電話対応に自信がつく4つの心得

英語の電話対応に自信がつく4つの心得

以前に比べると、日常生活の中での電話のやり取りはグンと少ない時代になりました。でもビジネスシーンではまだまだ健在、大切なコミュニケーション手段として使われています。

顔の見えない声だけで意思疎通する電話、しかも英語だとさらに大変!と感じている人もいるかもしれませんね。そこで、英語での電話対応をスムーズにするためのコツをご紹介します。

前準備をしっかり!

仕事での電話で「同じことを話す場面」はありませんか?商品やサービスの説明、処理の手順やサービスの内容などです。あるある!と思ったら少し時間を取って伝えたいことを書き出しておきましょう。多少準備しておくだけでも電話での会話がスムーズになりますよ。

下記の3ステップを参考にしてみてください。

  1. どんな単語やフレーズが必要か考える
  2. 英語の文章にしてみて間違いないか確認
  3. 何度も繰り返し発声して覚えてしまいましょう。

はっきり話すこと

英語の電話を対応する時に自信がないと、どうしてもハキハキと話すことが難しいこともあります。でも、自信があっても無くても、はっきり話すことは電話ではとても必要なことです。練習で慣れることが一番です。話す言葉と聞こえる音に慣れると不安なく話すことができるようになります。

練習方法として、スマートフォンやパソコンの録音機能を使って練習ができます。始めはぎこちないかもしれませんが、とても効果的な方法です。言いたいことがクリアになり、発音能力も向上します。耳も慣れてくるので、実践の時に安心感を持って対応できるようになるでしょう。

聞き取れない時は聞き直す

分からないことをスルーしてしまうことは避けましょう。遠慮する必要はないのです。繰り返してもらうことや速度を落として話してもらうことをお願いすることも同じです。

一番大切なのは、正確に理解し合うことです。何も言わずに分からないまま聞いてしまうと、相手はあなたが理解しているものと思い込んでしまいます。

繰り返してもらいたい時は

  • I’m sorry, could you repeat that?
  • Could you say that once more?
  • Can you repeat what you said again?

ゆっくり話してもらいたい時は

  • I’m sorry. Could you slow down please?
  • Could you say that more slowly please?

もし、それでも早口だったら日本語で話してみてください。ネイティブでないことが伝わり、相手はさらに注意深く、ゆっくり発話してくれるはずです。試してみてください。

繰り返しの確認を忘れない

電話で話した内容の中の重要ポイントを確認するために、復唱することを習慣づけましょう。日付や時間、電話番号や名前をメモすることも多いと思います。ビジネスパーソンとして当たり前のことなので遠慮する必要はありません。

丁寧に確認を行うためには、一言伝えてからの復唱を心掛けましょう。

いずれも、繰り返して間違いがないか確認させていただいてもよろしいですか?という意味になります。

  • I’d like to repeat that back to you to make sure it’s correct.
  • Can I repeat that back to you?

英語の電話対応に自信がつく4つの心得

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EIGOHERO

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