【英語上級者からの経験シェア②】英語での電話対応を完璧にする海外ホテルマンの話

【英語上級者からの経験シェア②】英語での電話対応を完璧にする海外ホテルマンの話

皆さん初めまして。 Lです。

皆さんは英語で電話対応をしたことがありますか?急にかかってくるとドタバタしてしまいますよね。

今日は、ビジネスでの英語電話対応を解説しつつ、それをきっかけとした私の英語上達のプロセスを紹介したいと思います。

海外ホテルでの電話対応

初めてビジネスシーンでの電話が必要になったのは、海外でのホテルインターンシップの時でした。現地のスタッフと同じようにシフトが組まれ、毎日の業務は社員と変わりません。電話はいつも鳴り響きます。

宿泊中のお客様の問い合わせ、ホテル中のスタッフからの連絡、外部のお客様からの連絡、始めのころは、聞き取れないかもしれない、うまく話せないかもしれないの気持ちが先行してとても怖かったのを覚えています。

顔の見えない電話、しかも英語。緊張すると誰かに取り次ぐだけとか、簡単な伝言を受け取るだけのことも難しく感じたものでした。

 

英語の電話対応は意外に簡単!❶電話を受ける時に使える英語表現

2015.08.27

電話対応時のスペル確認の重要性

名前や単語を成り立たせているアルファベット。初めての名前や言葉に触れる時、聞いただけで正確に受け取ることは難しいものです。世界中の人の発音と名前に触れるので、「誰から」という部分から悪戦苦闘なのです。

ホテルではどんなに英語が上級であっても当たり前にスペルの確認を行います。

このスペル確認を毎回の電話で繰り返していた経験は、ホテルの仕事だけでなく、他の仕事での英語の電話では本当に役立ちました。

慣れてくると、各段に安心感を持って電話対応ができるようになっていったのです。

分からない内容の時は、詳しい人に引き継ぐこともできます。または、時間をもらって再度コンタクトを取ることもできます。

確認さえできれば対応の幅が広がることが分かってからは電話への抵抗が薄れていきました。

電話対応の第一関門は「スペルが確認できること」だった気がします。

そして、どんなに英語での電話に慣れたとしてもビジネスシーンでのスペル確認はとっても重要なことと、今も痛感しています。

英語のスペルが分からない時の電話口での聞き方

相手がネイティブであっても、ノンネイティブであってもそれぞれの発音に、特徴や癖があって聞き取れないことは多いです。

ビジネスでは、きちんと聞かないと、後で支障が出てくることがたくさんあります。少し面倒なプロセスですが、スペル確認はいつものことと思えるまで徹底してみてください。

■名前(会社名)のスペルを聞く

Could you please spell your name(company) for me?

How do you spell your name?

■How do you spell ~?で、分からない単語を聞く

How do you spell “理解できない単語の音を真似して言う”?

How do you spell the word, please?

■復唱する

せっかく聞いたスペル、復唱して確認することも忘れないようにしましょう。

Let me repeat your name, Mr. Hoge, Hotel-Olive-George-England, am I right?

スペルの分かりやすい伝え方

間違いやすいアルファベットを知っておくといいです。例えば、(DとB)(EとT)(LとMとN)(TとP)などはネイティブでも聞き間違いがあります。そこで、聞き間違いを防ぐために単語を使って説明します。

井上という名前なら、INOUEなので

  • I for India
  • N for New York
  • O for Olive
  • U for United
  • E for England

分かりやすい単語が思いつかない場合も、途中までトライすると相手が協力してくれることもありますよ。

あなた:「P for ・・・・・」 

相手 :「Peacock?」 という感じです。

業界によって使われる単語が違っていたりしますが、誰にでもわかりやすい、覚えやすくて聞き間違いの少ない単語を覚えておけば十分です。

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