【知らなきゃ損!?】初心者が知っておくべき英文ビジネスメールテクニック5選

英語でビジネスメールを始めて打って送るんだけど、どうやったら相手に失礼のないメールが打てるんだろう…?

始めて作成する人でも、簡単なルールや作法を知るだけで簡単にできます。

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この記事をオススメしたい人

・始めて英文でビジネスメールを送る人

・英文でのビジネスメールでのマナーやルールを知りたい人

・相手に失礼のないように細かいへりくだったニュアンスを相手に英文でも伝えたい人

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①英文ビジネスメールでの「拝啓&敬具」

まずはビジネス英文メールの初歩の初歩ですね。

英文でのビジネスメールにおいて、文頭の「〜様」というのと「〜より」という表現は「Dear〜」と「Best Regards, 〜」という表現になります。

また「Best Regards, 」の下に自分の名前を書くというルールがあるので、それを忘れないようにしましょう。

以下に実際の英文ビジネスメールでの方言方法を記載しますので参照してみてください。

※「敬具」に関しては、「Best Regards,」以外にも「Sincerely,」や「Best,」などいくつかの表現がありますが、どの表現でもまずは構いません。

使いながら新しいビジネスメールの表現を増やしていきましょう。

Ex) Dear Mr.

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

Best Regards,

Taro Tanaka 

②英文ビジネスメールでは過去形にして丁寧さをアップ

ビジネスメールにかかわらず、英語の表現として助動詞を過去形にすると表現が丁寧になるというものがあります。

これは、過去形にすることで相手との「距離感」をニュアンスとして表現するためです。(実は日本の学校での英語の授業でも習うのですが、意外と忘れている人が多いです…)

実際の英文ビジネスメールにおいては、よく「Would」や「Could」が使用されます。Will you〜?やCan you〜?などで英文メールを送っても確かに意味は通じるのですが、少しビジネスパーソンとしては幼い印象を受けます。

英文でのビジネスメールの場面では、なるべく相手に何かを聞く時や許可を得る時は助動詞を「過去形」にして、ビジネスメールに慣れていることを相手に示してみましょう。

③英文ビジネスメールでのMayCanの使い分け

英文ビジネスメールにおいては、自分=Iが「〜できますか?」と聞く時は「Can(Could)」よりも「May」が使われることが多いので、これも理解しておきましょう。

これは「Can」の「〜できるかどうか」を表す”可能”のニュアンスを表すというよりも、「May」の「〜しても良いかどうか」を表す”許可”のニュアンスが正しいためです。

日本語にすると同じように見えるかもしれませんが、英語にするとニュアンスが異なってしまうので気をつけましょう。

細かい文法的なニュアンスが理解できていると、相手への分かりやすい英文表現ができるだけにとどまらず、日本語の文法語法にも応用できるため、日本語での文章能力も付随的に向上していきます。

④英文ビジネスメールでは短縮形は使わない

日本人がやってしまいがちなミスなのですが、英文ビジネスメールにおいて、It’sやDon’tなどのいわゆる「英語の短縮形」は使用してはいけません。

これは、日本語のビジネスメールで例えるなら、省略語や「ら」抜き言葉を使わないのと感覚的には似ているかもしれませんね。

下記にDon’tを短縮しないで記載するよく使用する英文を記載しますので参考にしてみてください。

Ex) Do not hesitate to contact me if you have any question.

ただ、場合によってはこの短縮形を使用しても問題はありません。

例えばメール相手との距離感が近い場合などに関しては短縮形を用いた方がフランクで話も早くなるので、好まれることの方が多いです。

目安としては、相手が省略形を使ってきたらこちらも気軽に使うような心持ちの方が英文メールに慣れていないうちは良いでしょう。

⑤英文ビジネスメールでは「短く簡潔に結論から書くべし」

日本人で英語が少し得意な人でも英文ビジネスメールになると意外とやってしまいがちなこのミス。

日本語では結論が文末に来ることが多い関係で一文が長くなっても許される傾向がありますが、英語では「短く簡潔に」が基本。

主語のあとに述語がすぐ来るのも結論が早く来てすぐに相手の主張が分かるからです。これは英文ビジネスメールにおいても同じ。

関係代名詞などはあくまで修飾語と同じような機能であるため、あってもなくてもわかることが多いのです。

文章が1文で2行以上になってしまいそうな時は、うまく接続詞を用いて文章を分割できないかをぜひ考えてみてください。

まとめ

以上、英文ビジネスメール初心者のためのテクニック5選でした。

英語でのビジネスメールは日常会話と違ってフォーマルな表現が求められますが、慣れてしまえば使用する英文表現はあまり多くはありません。

何度も書く練習をして英文ビジネスメールの型を自分のものにしましょう。また、もし周りにネイティブの方がいる場合、ぜひ自分の書いたビジネスメールをチェックしてもらいましょう。

日本人的な表現をよりネイティブな感覚のものへ改善できるはずです。
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ABOUTこの記事をかいた人

YamaguchiTatsuya

学生時代に編み出した「独自の学習方法」による効率的で楽しいTOEIC高得点のコツ等を書いています。 大手IT広告代理店国際事業推進部→某教育系スタートアップ執行役員→ブランディング(入社案内・理念浸透ツール等の制作) グローバル教育研究所認定講師。