商社で使える英語メール例文⁠｜在庫切れのお詫び・納期・船積みまで

商社や貿易の仕事の英語メールは、引き合い → 見積もり → 受発注 → 出荷・船積み → 支払いという取引の流れごとに、使う表現がほぼ決まっています。中でも気を使うのが在庫切れや納期遅れのお詫びで、お詫び・現状・見通し（再入荷日など）・代替案の4点をそろえて伝えるのが基本です。

この記事では、取引の流れに沿って、実務でよく使う例文を日本語訳つきで整理しました。例文は型として使い、日付・数量・条件は必ず自分の取引に合わせて書き換えてください。とくに価格・納期・支払条件は、社内や契約の取り決めと矛盾しないよう確認してから送りましょう。メール全体の型は英文メールの書き方ガイドで解説しています。

貿易メールでよく使う略語

貿易条件は国際商業会議所（ICC）が定める Incoterms が広く使われており、2026年11月時点の最新版はIncoterms 2020です。メールでは「FOB Yokohama (Incoterms 2020)」のように、規則名・場所・版をそろえて書くと誤解を防げます。

①引き合い・問い合わせに対応する

• Thank you for your inquiry about our stainless steel pipes. 弊社のステンレス鋼管についてお問い合わせいただき、ありがとうございます。
• Could you tell us the quantity, specifications and destination port you have in mind? ご希望の数量、仕様、仕向港を教えていただけますか。
• We are sourcing industrial valves for a customer in Japan. Could you send us your catalog and price list? 日本の顧客向けに産業用バルブを調達しております。カタログと価格表をお送りいただけますか。
• Do you have an exclusive distributor in Japan? 日本に独占販売代理店はいらっしゃいますか。

②見積もり・価格を提示する

• Please find attached our quotation for 20 metric tons, FOB Yokohama (Incoterms 2020). 20トン分、FOB横浜（Incoterms 2020）でのお見積りを添付いたします。
• This offer is valid until May 31 and is subject to our final confirmation. 本オファーは5月31日まで有効で、弊社の最終確認を条件とします。
• The price is based on the current exchange rate and may change if the rate moves significantly. 価格は現在の為替レートに基づいており、大きく変動した場合は改定させていただく可能性があります。
• Could you offer a better price for a quantity of 50 tons? 50トンの場合、もう少しお安くしていただけますか。

見積依頼や値引き交渉の表現は見積もり・値段交渉の英文メールで詳しくまとめています。

③受注・発注を確認する

• We are pleased to confirm your order No. 4567 for 20 metric tons. 20トン分のご注文（No.4567）を確かに承りました。
• Please find attached our order confirmation. Could you sign and return a copy? 注文請書を添付いたします。ご署名のうえ、写しをご返送いただけますか。
• Could you confirm that you can meet the delivery date of June 30? 6月30日の納期に対応可能かご確認いただけますか。

発注書（PO）の項目や注文変更の表現は英語の発注メール・注文メール例文をご覧ください。

④在庫切れ・納期遅れをお詫びする

在庫切れや遅延が分かったら、判明した時点ですぐ連絡します。お詫びの言葉だけでなく、相手が次の判断をできる情報を入れるのがポイントです。

在庫切れのお詫び

• We expect the item to be back in stock by June 25. 6月25日までに再入荷する見込みです。
• We can ship the 300 units we have now and the remaining 200 units in early July. 在庫のある300個を先に出荷し、残りの200個を7月上旬に出荷することが可能です。
• As an alternative, we can offer Model X-300, which has similar specifications. 代替品として、仕様の近い Model X-300 をご提案できます。
• Please let us know how you would like to proceed. どのように進めるか、ご希望をお知らせください。

納期遅れのお詫び

• We regret to inform you that the shipment will be delayed by about one week due to port congestion in Shanghai. 上海港の混雑により、出荷が1週間ほど遅れる見込みとなりましたことをお知らせいたします。
• The new ETD is June 22, and the ETA in Yokohama is June 29. 新しい出港予定日は6月22日、横浜への到着予定日は6月29日です。
• We apologize for the inconvenience and will keep you updated on any changes. ご迷惑をおかけし申し訳ございません。変更があれば随時ご連絡いたします。

We apologize for any inconvenience. は定型ですが、自社に原因がある遅延では「any」を付けると他人事に聞こえることがあります。We apologize for the delay this has caused. のように具体的に書くと誠意が伝わります。

例：在庫切れのお詫びメール

Subject: Stock update for your order No. 4567

Dear Mr. Lee,

Thank you for your order No. 4567 for 500 units of Model X-200.

We sincerely apologize, but due to higher-than-expected demand, we currently have only 300 units in stock. We expect the remaining 200 units to be back in stock by June 25.

We can offer the following options:

1. Ship 300 units now and the remaining 200 units in early July
2. Ship all 500 units together in early July

Please let us know which option you prefer. We apologize for the inconvenience and appreciate your understanding.

Best regards,

Taro Sato
ABC Trading Co., Ltd.

日本語訳：Model X-200 500個のご注文（No.4567）をありがとうございます。誠に申し訳ございませんが、想定を上回るご注文により、現在の在庫は300個のみとなっております。残りの200個は6月25日までに入荷する見込みです。①300個を先に出荷し、残り200個を7月上旬に出荷する、②500個をまとめて7月上旬に出荷する、のいずれかをお選びいただけますでしょうか。ご迷惑をおかけし申し訳ございません。ご理解のほどよろしくお願いいたします。

⑤出荷・船積みを連絡する

• We are pleased to inform you that your order has been shipped. ご注文の商品を出荷いたしましたのでお知らせします。
• The goods were loaded on the vessel "Pacific Star" (Voyage 012E), with an ETD of June 15 and an ETA of June 22. 商品は本船「Pacific Star」（航海番号012E）に積み込まれ、出港予定日は6月15日、到着予定日は6月22日です。
• Please find attached copies of the B/L, commercial invoice and packing list. 船荷証券、商業送り状、梱包明細書の写しを添付いたします。
• Could you let us know when the goods arrive at your warehouse? 商品が貴社倉庫に到着しましたらお知らせいただけますか。

⑥支払いを依頼・確認する

• Please find attached our invoice No. 1047. Payment is due by July 31 via T/T. 請求書No.1047を添付いたします。お支払いは7月31日までに電信送金でお願いいたします。
• Could you open the L/C by May 20 so that we can ship on schedule? 予定どおり出荷できるよう、5月20日までに信用状を開設していただけますか。
• We have confirmed receipt of your payment. Thank you. ご入金を確認いたしました。ありがとうございます。
• According to our records, invoice No. 1047 is still outstanding. Could you check the status? 弊社の記録では、請求書No.1047のお支払いがまだ確認できておりません。ご確認いただけますか。

請求・督促の表現は支払いを請求・確認する英文メールの書き方で詳しく紹介しています。

⑦価格改定・条件変更を通知する

• We are writing to inform you that our prices will increase by 5% from August 1 due to higher raw material and freight costs. 原材料費と運賃の上昇により、8月1日より価格を5%改定させていただくことをお知らせいたします。
• Orders placed before July 31 will be supplied at the current prices. 7月31日までにいただいたご注文は、現行価格で対応いたします。
• We appreciate your understanding and continued business. ご理解と引き続きのお取引に感謝申し上げます。

⑧品質クレームに対応する

• Thank you for letting us know about the damaged items. 破損品についてお知らせいただき、ありがとうございます。
• Could you send us photos of the damaged items and the packaging? 破損した商品と梱包の写真をお送りいただけますか。
• We are investigating the cause and will get back to you by Friday. 現在原因を調査しており、金曜日までにご連絡いたします。
• We will send replacements at no cost as soon as possible. 代替品を無償で、できるだけ早くお送りいたします。

クレームを伝える側・受ける側の表現は苦情・クレーム・謝罪の英文メールにまとめています。

よくある間違い

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貿易や海外営業の仕事では、メールのほかに電話会議や交渉でも英語を使います。仕事で使う英語をまとめて伸ばしたい場合は、ビジネス英語のまとめや、場面別フレーズを集めた英語のビジネスメール例文集も参考にしてください。