アポ取りの英文メール⁠｜面談依頼・日程調整・リスケの例文

英語でアポイントを取るメールは、「何のために・どれくらいの時間・いつ」会いたいかを最初の数行で示し、具体的な候補日時を2〜3つ出すのが基本です。「ご都合のよいときに」とだけ書くと、やり取りが何往復も続いてしまいます。

この記事では、面談の依頼から日程の確定、リスケ、面談後のお礼まで、アポ取りの流れに沿って例文を紹介します。メール全体の型（件名・宛名・結びなど）は英文メールの書き方ガイドで解説しています。

アポ取りメールの件名の例

①面談・打ち合わせを依頼する

最初に目的を、次に所要時間と形式（対面・オンライン・電話）を書くと、相手は判断しやすくなります。

目的を伝える表現：

• I'd like to hear your thoughts on our new project. 新しいプロジェクトについて、ご意見を伺えればと思います。
• I'd like to walk you through the revised plan. 修正した計画についてご説明したいと考えています。
• We'd like to introduce our services and learn more about your needs. 弊社サービスをご紹介し、貴社のご要望を詳しく伺えればと思います。

②候補日時を提示する

候補は曜日・日付・時刻・タイムゾーンをそろえて、箇条書きで出します。海外とのやり取りでは、相手のタイムゾーンを併記すると親切です。

• Would any of the following times work for you? 以下のいずれかの日時でご都合はいかがでしょうか。
• Tuesday, June 8, 10:00–10:30 a.m. JST (9:00 p.m. EDT on June 7) 6月8日（火）10:00〜10:30（日本時間）／米国東部時間 6月7日21:00
• If none of these work, please let me know a few times that suit you. いずれもご都合が合わない場合は、ご都合のよい日時をいくつかお知らせください。
• Feel free to pick a time that works for you using this link: [予約リンク] こちらのリンクからご都合のよい時間をお選びください。（日程調整ツールを使う場合）

③相手の提案に返事をする・日程を確定する

• Thank you for suggesting a meeting. Tuesday at 10 a.m. works well for me. 打ち合わせのご提案ありがとうございます。火曜日の10時で問題ありません。
• Unfortunately, I'm not available on Tuesday. Would Wednesday at the same time work instead? あいにく火曜日は都合がつきません。代わりに水曜日の同じ時間はいかがでしょうか。
• I'm writing to confirm our meeting on Tuesday, June 8, at 10 a.m. JST. I'll send a calendar invitation with the video call link. 6月8日（火）10時（日本時間）の打ち合わせについて確認のご連絡です。ビデオ会議のリンクを記載したカレンダー招待をお送りします。
• Please let me know if there's anything you'd like me to prepare. 事前に準備しておくべきことがあればお知らせください。

確定のメールには、日時・場所（またはオンライン会議のリンク）・参加者・議題を書いておくと、当日の行き違いを防げます。

④リスケ（日程変更）・キャンセルをお願いする

変更やキャンセルは、分かった時点ですぐに連絡し、お詫び＋理由（簡潔に）＋代わりの候補をセットで伝えます。

• Unfortunately, I have to cancel our meeting tomorrow. I'm very sorry for the short notice. 申し訳ありませんが、明日の打ち合わせをキャンセルさせてください。直前のご連絡となり大変失礼いたしました。
• I'd be happy to find another time that works for you. 改めてご都合のよい日時を調整させてください。

push は「後ろにずらす」、move up / bring forward は「前倒しにする」という意味です。

⑤面談後のお礼と次のステップ

お礼は当日か翌営業日までに送り、話した内容と次のステップを短くまとめます。

• Thank you for taking the time to meet with me today. 本日はお時間をいただきありがとうございました。
• It was great to learn more about your plans for the Asian market. 貴社のアジア市場での計画について詳しく伺え、大変参考になりました。
• As discussed, I'll send you the revised quote by Friday. お話ししたとおり、金曜日までに修正版のお見積りをお送りします。
• Please let me know if you have any questions in the meantime. それまでにご不明な点がございましたら、お知らせください。

例：面談依頼のメール

Subject: Meeting request: Logistics cost review

Dear Ms. Lee,

My name is Taro Sato from ABC Logistics. Mr. Kim at XYZ Trading suggested I contact you.

We help manufacturers in Asia reduce shipping costs, and I'd like to briefly introduce our services and hear about your current challenges. Would you be available for a 30-minute video call at one of the following times?

• Tuesday, June 8, 10:00 a.m. Singapore time
• Wednesday, June 9, 3:00 p.m. Singapore time

If neither works, please let me know a time that suits you.

Best regards,

Taro Sato
ABC Logistics

日本語訳：ABCロジスティクスの佐藤太郎と申します。XYZトレーディングのキム様からご紹介いただき、ご連絡しました。弊社はアジアのメーカー様の輸送コスト削減を支援しており、サービスのご紹介と現在の課題を伺うお時間をいただければと考えています。以下のいずれかで30分ほどビデオ会議のお時間をいただけますでしょうか。（候補日時）いずれもご都合が合わない場合は、ご都合のよい日時をお知らせください。

例：リスケのお願いのメール

Subject: Request to reschedule: Meeting on June 8

Hi Emily,

I'm sorry, but something urgent has come up and I won't be able to make our meeting on Tuesday, June 8.

Would you be available on Thursday, June 10, at the same time instead? If not, I'm happy to work around your schedule.

Sorry again for the inconvenience.

Best,
Taro

日本語訳：申し訳ありませんが、急な用件が入り、6月8日（火）の打ち合わせに出席できなくなりました。代わりに6月10日（木）の同じ時間はいかがでしょうか。難しければ、そちらのご都合に合わせます。ご迷惑をおかけしてすみません。

よくある間違い

アポ取りの後は、製品・サービスの案内メールや見積もり・値段交渉のメールが続くことが多いので、あわせて確認しておくとスムーズです。

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